De werkgroep Responsible Care heeft een aantal veel voorkomende vragen beantwoord over Responsible Care en de Responsible Care audit, uitgevoerd door een derde partij.
 
1. Waarom moeten leden van het VHCP naleving van hun Responsible Care programma door een derde partij laten verifiëren (zogenaamde Third Party Verification, oftewel TPV)?
Responsible Care is voor het VHCP een onderscheidende factor. Als branche die midden in de chemieketen staat is het van groot belang dat VHCP leden ook door hun ketenpartners kunnen worden herkend als ketenpartners die Responsible Care hoog in het vaandel hebben. Om meer body te geven aan de implementatie van de Responsible Care uitgangspunten, heeft het VHCP zelfstandig besloten dat alle leden dit eenmaal in de drie jaar door een derde moeten laten verifiëren.
 
Artikel 6 van de statuten van het VHCP bepaalt namelijk dat de onderneming aan de hand van een verklaring van een certificerende instelling moet kunnen aantonen te voldoen aan de verplichtingen, die voortvloeien uit het Responsible Care programma van de Vereniging of aan een daarmee vergelijkbaar programma gericht op het permanent verbeteren van de prestaties op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu en de communicatie daarover met de samenleving.
 
2. Op welke manier kan je voldoen aan de TPV verplichting?
Zoals hierboven aangegeven, moet elk VHCP lid eenmaal in de drie jaar een TPV laten doen. Een TPV betekent dat een certificerende instelling in een audit/verklaring aangeeft dat betreffend VHCP lid voldoet aan hetgeen hij ook uitspreekt te doen op het gebied van de naleving van de Responsible Care intenties.
 
Een TPV kan op verschillende manieren. Elk VHCP lid kan de zelfanalyse checklist invullen en deze laten verifiëren door een geaccrediteerde certificerende instelling. Een andere mogelijkheid is dat het VHCP lid aantoont een met Responsible Care vergelijkbaar programma te voeren dat ook is gericht op het permanent verbeteren van de prestaties op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu en de communicatie daarover met de samenleving. Voorwaarde is wel dat zo’n programma ook door een derde is geverifieerd.
 
Voorbeelden van programma’s die het VHCP momenteel accepteert als gelijkwaardig zijn SQAS en ESAD. Er kunnen altijd nieuwe programma’s worden beoordeeld op gelijkwaardigheid.
 
In elk geval wil het secretariaat van het VHCP van elk lid een schriftelijk bewijs in haar administratie hebben van de Third Party Audit in het kader van Responsible Care. Dit kan door middel van een kopie van:

1. een certificaat van bewijs van audit;
2. een schriftelijke verklaring van de auditor dat de RC audit is gedaan; of
3. het audit rapport.

 3. Hoe wordt door het VHCP omgegaan met de resultaten van de extern uitgevoerde audit (de zogenaamde Third Party Verification, oftewel TPV)? Met andere woorden: wat wordt er met de resultaten van verschillende bedrijven gedaan?
Het VHCP onderneemt geen actie naar aanleiding van de uitkomsten van de TPV. Het gaat om de verificatie van de intenties zoals uitgesproken in de Responsible Care beleidsverklaring en de mate waarin die overeenkomen met hetgeen het bewuste lid aangeeft te doen om deze te waarborgen. Het is dus het proces dat door een derde wordt geverifieerd, niet de inhoud.
 
Het VHCP hecht er wel grote waarde aan dat dit gebeurd. Daarom is ook besloten de mate waarin met een processuele opvolging geeft aan de Responsible Care intenties te scoren. Dat gebeurt door middel van de zogenaamde Responsible Care barometer. Geen enkel lid kan een voldoende halen op deze barometer als hun Responsible Care niet door een derde is geverifieerd/ge-audit (TPV).
 
4. Is het mogelijk om naast het mogen dragen van het Responsible Care symbool bijvoorbeeld een certificaat af te geven?
Het VHCP is geen certificerende instelling en kan helaas geen certificaat afgeven. Als bewijs van deelname aan het Responsible Care programma kan natuurlijk wel de ondertekende beleidsverklaring gelden. Wel zijn er andere mogelijkheden voorhanden waarmee VHCP leden hun mate van deelname aan het Responsible Care programma kunnen aantonen. Ieder lid van het VHCP mag zijn eigen score op de Responsible Care barometer extern gebruiken. Dit is het instrument om de prestaties van de leden op het gebied van Responsible Care inzichtelijk te maken. Daarmee kunnen de deelnemers hun eigen prestaties terugzien en benchmarken tegen de gemiddelde score van andere VHCP leden.
 
5. Wanneer wordt een bedrijf als goed bestempeld en wanneer niet? Is dit op basis van het aantal ‘nee’ en/of bijna antwoorden?
De geaccrediteerde certificerende instelling beoordeelt of een bedrijf doet wat ze zegt te doen om de Responsible Care uitgangspunten te implementeren. Deze auditor kan ‘nee’ en/of bijna antwoorden geven over de inrichting van het proces maar niet over de mate waarin een lid voldoet aan Responsible Care.
 
Het VHCP beoordeelt een bedrijf niet als goed of minder goed. Het VHCP gaat alleen na of een bedrijf zijn beleidsverklaring heeft getekend en door een derde partij de mate waarin het bedrijf aangeeft de Responsible Care uitganspunten na te komen, ook heeft laten verifiëren.
 
Uit de score op de Responsible Care barometer wordt wel meer duidelijk in welke mate een bedrijf aan bepaalde, in de barometer gedefinieerde, processen heeft voldaan die gunstig zijn voor de realisering van de Responsible Care uitgangspunten. Naast een individuele score, wordt ook een benchmark van alle leden verschaft. Zo kan wordt voor elk lid individueel duidelijk hoe zijn score zich verhoudt tot de rest van de leden. Dit stimuleert verbetering.
 
6. Wat is de zelfanalysechecklist? En wordt binnen VHCP gekeken of de lijst nog wel actueel is?
De zelfanalysechecklist is een checklist waarin vragen zijn opgenomen over het proces waarmee wordt gewaarborgd dat de Responsible Care uitgangspunten worden geïmplementeerd in de bedrijfsvoering van de VHCP leden. Het is in eerste instantie een document aan de hand waarvan de leden zelf kunnen checken of ze voldoen c.q. wat ze nog andere moeten doen. De zelf inspectielijst is actueel maar wordt eens in de 3 jaar herzien.
 
7. Welke externe auditors kunnen de TPV uitvoeren?
Er is keuze uit verschillende auditeurs, waaronder in elk geval: Kiwa, Loac, SGS, Lloyds en eventueel via uw eigen ISO-auditeur. Een dergelijke inspectie kan veelal tegelijk met de inspectie van het managementsysteem (bijv. ISO 9001/ 14001) worden uitgevoerd en duurt dan maximaal een dag.
 
8. Hoe wordt er voor gezorgd dat een certificerende instelling de juiste beoordeling maakt tijdens een audit?
TPV moet worden uitgevoerd door een door de NRA geaccrediteerde certificerende instelling. Er kan dan ook volledig worden afgegaan op de kundigheid van de auditor.